Een geslaagd evenement organiseren?

  • 01 februari 2018
  • 3 minuten leestijd min

Klinkt wellicht wat gek, maar het begint bij degene die je gaat uitnodigen. Zonder gasten geen evenement, dus maak een lijst en bedenk een steengoede en pakkende uitnodiging. Wellicht eerst een save the date en doe, voor de zekerheid, nog even een bel/mail rondje vlak voor het evenement. Zoek een locatie die geschikt is voor het aantal verwachtte gasten. Een te grote locatie is dodelijk voor de sfeer. Bekijk naast bereikbaarheid, parkeren en ligging ook de basis infrastructuur als wc's, keukenfaciliteiten, uitstraling en sfeer. Denk je eraan om het evenement in de tuin te organiseren? Baken dan een gedeelte af voor je gasten. Ook hier geldt dat niets zo sfeerbedervend is als te weinig mensen in een te grote omgeving. Zorg voor een overkapping, ook al is de weersvoorspelling nog zo goed. Een dak of doek voelt warm en sfeervol aan. Maak een lijst met wensen en ideeën. Vraag het organisatiebureau om deze ideeën mee te nemen in hun voorstel en bedenk dat een kritisch en veeleisende klant niet alleen de beste prijs krijgt, maar ook het beste en origineelste evenement.

Bij het invullen van het entertainment moet je natuurlijk niet alleen rekening houden met je eigen wensen maar ook die van je genodigden. Vraag rond en/of ga zelf kijken of je keuze wel goed is. Niets zo gênant als de artiest niet waarmaakt wat er beloofd was. Je krijgt bij succes alle lof, maar omgekeerd ook alle kritiek.

Je evenement kan nog zo leuk zijn, als het bier of de wijn warm is (of te weinig) of het eten niet lekker, dan zijn de rapen gaar. Proefeten is het antwoord en is nog leuk en gezellig ook.

Eventspot is er om je te voorzien van raad en daad en om snel een bureau te kunnen selecteren om alle organisatorische rompslomp uit handen te nemen. Ieder z'n vak, toch?